04.08.2017

Sechs Eckpunkte des Vertrages, die man immer im Blick haben sollte.

Der Projektvertrag – meine Landkarte in unwegsamen Gelände.

Sechs Eckpunkte des Vertrages, die man immer im Blick haben sollte.


In dem Blogbeitrag vom 26.06.2017 habe ich mich mit dem optimalen Startzeitpunkt eines erfolgreichen Contract Managements befasst. Für den aktuellen Beitrag möchte ich den Sinn/die Substanz des Vertragsmanagements an sich analysieren. Also: Mit welchen Themen befasst sich Vertragsmanagement von Beginn an.

 

Was bedeutet Contract Management eigentlich und welche Rolle spielt es innerhalb eines Projektes?

Contract Management befasst sich mit dem Projektvertrag und den Vertragsabweichungen. Dabei ist es gleichgültig, ob diese Vertragsabweichungen gewollt oder ungewollt entstanden sind. Schon jetzt stellt sich dabei die nächste Frage: Was ist der Vertrag? Dieser Sachverhalt geht nicht nur Juristen an, sondern alle, die projektverantwortlich tätig sind - insbesondere die Projektleitung und die Bauleitung.

"Der beste Vertrag ist der, den ich in der Schublade lassen kann!"

… wurde mir einmal entgegnet. Es hört sich ganz kurz nach Idealzustand an. Ist es das aber auch? 

Nehmen wir an, wir befinden uns auf einer Tour in unwegsamen, unbekanntem Gelände, z.B. in den Bergen, in der Wüste oder auch auf See. Und da sind wir dann, mitten auf unserer Tour und an einem Punkt, an dem kein Navi funktioniert, keine Landkarte da ist, die uns die Richtung weist – sprich, die Orientierung fehlt. Und dann sagt einer aus unserem Team: "Die beste Karte ist die, die ich zu Hause in der Schublade habe!" – "Ausgezeichnet!", wird der Teamleiter anmerken und mit Enthusiasmus einen unbekannten Kurs mit ungewissem Ziel einschlagen. Stimmt's? „Nein, so kann man das natürlich nicht sagen…“, werden Sie jetzt möglicherweise entgegnen.

Also, dann sortieren wir das einmal.

Der Vertrag ist das Dokument, mit dem die Parteien vereinbaren, wer, was, wann und wie zu welchem Preis zu leisten hat. Der Projektvertrag gibt also, vereinfacht gesagt, Klarheit zu den klassischen fünf W’s – wer, was, wann, wie und (in unserem Fall) wieviel.

Im Allgemeinen heißt das:

  • Der Auftragnehmer verpflichtet sich, zu einem bestimmten Termin ein bestimmtes Bauwerk in einer bestimmten Qualität zu bauen. Dazu gibt es Terminpläne, Spezifikationen und Leistungsverzeichnisse.
  • Der Auftraggeber verpflichtet sich, das Werk bei erfolgreicher Herstellung zu bezahlen und abzunehmen. Auch verpflichtet er sich, die notwendige Planung zur Verfügung zu stellen und Entscheidungen so rechtzeitig und umfänglich zu treffen, dass der Auftragnehmer das Bauwerk auch errichten kann. Der Auftraggeber hat also eine Mitwirkungspflicht, die den Erfolg des Projektes ermöglichen soll.

 

Sechs Eckpunkte, die man immer wissen sollte.


1. Vertretungsberechtigung

  • Wer ist der Vertragspartner? Ist der Gesprächspartner auch der Vertragspartner? Wer ist das genau und um welche Firma handelt es sich?
  • Wer ist als Vertreter des Auftraggebers benannt und zu welchen Aufgaben ist der Vertreter berechtigt? Aus dieser Frage folgt:
  • Wer sind die Entscheider? Und wer verwaltet das Projekt, aber ist zur Entscheidung nicht befugt?

Hilfreiche Skills: Entwickeln Sie die Bereitschaft, alle anderen Personen freundlich darauf hinzuweisen, dass diese nicht vertretungsberechtigt sind und diesen Umstand innerhalb ihrer eigenen Organisation klären sollten.

 

2. Anordnungsbefugnis

  • Wer ist zur Anordnung befugt? Eine Anordnung kann Auswirkungen auf den Vertragspreis und die Termine haben und insofern wird nicht jeder dazu befugt sein. Wie kann eine Änderung angeordnet werden, welche Formalien sind dazu nötig?
  • Wie sind die Themen Mehrvergütung und (Mehr-)Zeitaufwand geregelt?
  • Kann die Änderung einseitig angeordnet werden oder muss sie vereinbart werden? Was ergeben sich für Rechte und Pflichten für die jeweiligen Parteien?

Vor Jahren hatte ich einmal den Fall, in dem ein Auftraggeber vereinbart hatte, dass Anordnungen zur Änderung der Bauleistung immer von ihm persönlich unterschrieben sein mussten. Ansonsten hätte der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Mehrvergütung oder mehr Zeit gehabt. Der eine oder andere Auftragnehmer traute sich aufgrund falsch verstandenem Respekt nicht, die entsprechende Anordnung vom Firmeninhaber persönlich abzeichnen zu lassen. Raten Sie mal, wieviel Geld es dann für den entsprechenden Nachtrag gab?

Hilfreiche Skills: Entwickeln Sie die Bereitschaft, sich nur mit Vertretern des Vertragspartners zu verabreden, die auch entsprechende Befugnisse haben. Alle anderen Personen des Vertragspartners sollten Sie freundlich darauf hinweisen, dass diese nicht vertretungsberechtigt sind und sie diesen Umstand innerhalb ihrer eigenen Organisation klären sollten.

 

3. Baubeschreibung und Leistungsverzeichnis

  • Was soll wie gebaut werden?
  • Was beinhaltet die Leistung und was nicht?
  • Ist das Leistungsbild genau genug definiert?
  • Wieviel soll gebaut werden, stimmt das Mengengerüst?
  • Welche Dokumente gelten in welcher Reihenfolge bei Widersprüchen?

 

4. Termine

  • Sind einzelne Termine festgelegt und wie sind diese in einen Terminplan eingebunden? Gibt es Termine, die nur den Auftragnehmer verpflichten oder auch den Auftraggeber?
  • Wie viele Terminpläne sollte ein Projekt mit einer Laufzeit von 24 Monaten haben? Genau! Darauf kommt es nämlich nicht an: Es gibt nur einen Terminplan, nämlich den vertraglich vereinbarten!
  • Wie muss der Terminplan beschaffen sein? Er muss durchführbar und logisch sein und er muss rechenbar sein – aber darüber ein anderes Mal mehr.

 

5. Wichtige Formalien

  • Eine Mehrkostenanzeige ist Voraussetzung für die Durchsetzung von Mehrvergütungsansprüchen. (An wen richte ich eine Mehrkostenanzeige? Wann muss diese spätestens erfolgen?)
  • Gibt es Bedenken oder Behinderungen in der Ausführung des Bauprojektes? (An wen richte ich eine Meldung? Geschieht die Meldung formlos?)

Es gilt folgender Grundsatz: Es besteht eine Mitteilungspflicht des Auftragnehmers und deswegen sind ALLE Umstände dem Auftraggeber zu melden, die den Erfolg des Projektes gefährden. Schließlich handelt es sich auch um das Projekt des Auftraggebers.

 

6. Abnahme

  • Wie ist die Bauabnahme geregelt? Wer nimmt daran teil und wer ist vom Auftraggeber berechtigt, diese durchzuführen?
  • Welche Formalien sind vorher zu erfüllen? Welche Zertifikate sind vorher einzureichen?
  • Gibt es Vorbegehungen?
  • Gibt es Inbetriebnahmen?

 

Contract Management im Griff - Was ich Ihnen empfehle:

Nutzen Sie diese sechs Punkte als „Wegweiser“ fürs Vertragsmanagement zur besseren Orientierung. Ob digital oder in gedruckter Form – hauptsache, Sie haben sie immer griffbereit. Notieren Sie sich diese wichtigen Eckpunkte eines Projektvertrages. Wie ich das mache: Die oben genannten Eckpunkte des Vertrages fasse ich auf einem DIN A4 Papier stichpunktartig und gut gegliedert zusammen. Dann habe ich diesen DIN A4 Bogen auf meinem Schreibtisch - als kleine "Wanderkarte" zur besseren Orientierung - immer greifbar! 

Was ist Ihre Meinung? Halten Sie das obige für pragmatisch genug?

Ich freue mich über Ihren Standpunkt und Ihre Erfahrungen und stehe gerne für einen Austausch bereit.

Ihr Wolf Hirth

 


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