26.06.2017
Rechtzeitiges Vertragsmanagement beginnt bereits bevor Unheil aufzieht und Konflikte unvermeidbar werden.
Warum wird Contract Management erst so spät begonnen?
Rechtzeitiges Vertragsmanagement beginnt bereits bevor Unheil aufzieht und Konflikte unvermeidbar werden.
Jeder Vertrag hält bestimmt Regularien bereit, wie ein Anspruch anzuzeigen und einzureichen ist. Danach wird sich der Vertragspartner damit beschäftigen und wir wollen unseren Anspruch natürlich sofort genehmigt bekommen! Nun ist die Welt nicht "schwarz" oder "weiß" und somit müssen wir uns mit dem Vertragspartner über unseren Anspruch auseinandersetzen:
Die Verhandlung beginnt.
Wenn Sie nun auf dem Verhandlungswege Ihren Anspruch geltend machen und durchsetzen möchten, brauchen Sie "Augenhöhe".
Für mich gibt es drei wichtige Parameter für eine erfolgreiche Verhandlung im Vertragsmanagement, die eng miteinander verknüpft sind:
- Die Beziehungsebene: Ich verhalte und präsentiere mich als gleichwertiger Vertragspartner (sachlich, bestimmt, respektvoll und stets höflich, aber nicht unterwürfig!)
- Die sachliche Ebene: Ich kenne meinen Vertrag und kenne meine Pflichten, aber auch meine Rechte!
- Die zeitliche Ebene: Wenn ich alles gebaut habe, also alles "geliefert" habe, gibt es nichts mehr zu verhandeln – oder doch?
Contract Management muss frühzeitig begonnen werden, damit die erforderliche Dokumentation erstellt, gepflegt und Sachverhalte schriftlich festgehalten werden können. Ein frühzeitiger Beginn erlaubt außerdem einen ressourcenschonenden Einsatz des Contract Management.
Denn wenn erst einmal eine "Krise" entstanden ist und der "Druck" da ist, dann wird man schnell "hektisch" und findet sich überwiegend in der Reaktion als in der Aktion: man wird zum „Gejagten“ der Angelegenheit. Und dann können gar nicht genug "Helfer" eingesetzt werden – die ebenfalls Kosten verursachen.
Wie früh sollte man mit dem Contract Management beginnen?
- Wie viele Wochen vor der Abnahme?
- Wie viele Wochen vor der Inbetriebnahme?
Folgendes Szenario basiert auf Erfahrungswerten und zeigt den Zeitpunkt für den idealen Beginn des Contract Managements auf.
- Angenommen, das Projekt dauert 24 Monate.
- Angenommen, als Auftragnehmer musste ich Sicherheiten in Höhe von 10% stellen (Erfüllungsbürgschaft, Einbehalte, o.ä.).
Was wäre nun, wenn ein professionelles Vertragsmanagement erst kurz vor Projektende begonnen wird?
Der Worst Case tritt ein: Dann hätten Sie nach 90% Leistungserbringung keine Verhandlungsbasis mehr, denn der Auftraggeber hat ja bereist alles, nämlich 90% + 10% = 100%! Die 90% habe ich etwa nach etwa 21 Monaten erreicht (90% x 24 Monate = 21 Monate)
Ich empfehle, das Contract Management von Anbeginn eines Projektes zu installieren!
- Angenommen, ich brauche gute 3 Monate, um einen Anspruch zu verhandeln.
- Angenommen, ich brauche gute 3 Monate, bis ich die Dokumentation und den Nachweis erstellt habe.
- Angenommen, ich sollte mir noch etwas "Luft" für Eskalation und Deeskalation einbauen, sagen wir etwa 3 Monate, weil mein Vertragspartner zu Beginn keinen Anspruch erkennen mag oder es Unstimmigkeit zum Vertrag gibt.
Dann müsste ich spätestens 12 Monate (21 Monate - 3 - 3 - 3 = 12 Monate) nach Projektbeginn meinen Anspruch einreichen, um diesen dann auch genehmigt und beauftragt zu bekommen.
Dies setzt natürlich voraus, dass alles, was relevant für den Projektverlauf und die Historie ist, auch bereits ausreichend dokumentiert ist. => Der Beleg der Historie!
Was denken Sie?
Ich stimme zu, dass mein zuvor gezeichnetes Szenario etwas extrem sein mag.
Aber es zeigt, wie zeitempfindlich diese Angelegenheiten sind. Können Sie sich noch nach einem Jahr erinnern, was genau besprochen wurde, was genau geschehen ist und welcher Umstand die eigentliche Ursache für eine bestimmte Angelegenheit ist?
Deswegen plädiere ich dafür, ein Contract Management von Beginn des Projektes zu installieren.
Ihr Wolf Hirth
Ich freue mich über Ihre Meinung und Erfahrungen und stehe gerne für einen Austausch bereit.
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